Une consigne n'existe que si elle est connue
Numéros d'urgence, procédure d'évacuation, consigne particulière pour une livraison ou des travaux : un site vit avec des consignes permanentes et temporaires. Affichées dans un classeur ou transmises oralement, elles sont difficiles à tenir à jour, et l'on ne sait pas qui les a réellement lues.
Diffuser les consignes aux bons agents
Dans EgidX, les consignes sont centralisées et diffusées aux agents. Chacun y accède selon son profil : l'agent d'accueil et l'agent de ronde ne retrouvent pas forcément les mêmes consignes. Une consigne temporaire, liée par exemple à des travaux, est diffusée de la même manière.
Parmi les consignes courantes :
- les consignes d'urgence : appel des sapeurs-pompiers (118), évacuation, personnes à mobilité réduite, mise en œuvre des moyens de première intervention ;
- les consignes d'exploitation : accueil, livraisons, clés, accès ;
- les consignes liées aux travaux : par exemple pendant des travaux par points chauds.
L'accusé de lecture
Chaque consigne diffusée est associée à un accusé de lecture. À sa prise de poste, l'agent doit valider les consignes qui le concernent. Le responsable sait ainsi qui les a lues, et quand. C'est une trace utile lors d'un audit ou après un incident.
Et en situation d'urgence
En situation d'urgence, saisir une instruction sous la pression fait perdre du temps et expose à l'erreur. EgidX propose des messages d'urgence prédéfinis, par exemple pour une évacuation ou un confinement. Ils sont diffusés aux agents concernés et chacun en accuse la lecture : le responsable voit qui a reçu et lu le message. Les événements de la situation sont ensuite consignés dans la main courante.
Conclusion
Des consignes à jour, diffusées aux bons agents et dont la lecture est tracée : c'est la base d'une réaction rapide. Demandez une démonstration de la main courante et de ses consignes.